কিভাবে একটি প্রপোজালের কভার লেটার লিখতে হবে?
আপনি কি প্রথম ইম্প্রেশন ই-সাক্ষরের মাধ্যেমে ঘটাতে চান? যদি তাই হয় তাহলে ই-স্বাক্ষরের কভার লেটারকে আপনি অবহেলা করতে পারবেন না। আপনার সাফল্য নির্ভর করে আপনি কতটা মনোযোগ দিয়ে ই-স্বাক্ষরের কভার লেটারটি তৈরি করেছেন।
পাঠকদের দৃষ্টি আকর্ষণ করার একটি চাবিকাঠি হল উচ্চ-মানের ই-স্বাক্ষরের কভার লেটার লেখা। অবশ্যই আপনাকে একটি আকর্ষণীয় ও লোভনীয় কভার লেটার লেখা শিখতে হবে।
আমরা আপনাকে শিখাবো কিভাবে মানসম্পন্ন ই-স্বাক্ষরের কভার লেটার তৈরি করতে হয় এবং আমরা আপনাকে বলব কেন আমাদের সফ্টওয়্যার ব্যবহার করলে খুব সহজেই গুলা করতে পারবেন। তাই, পড়তে থাকুন।
কভার লেটার কী?
আপনি হয়তো জানেন, একটি ব্যবসায়িক পরিকল্পনার বেশ কয়েকটি অংশ রয়েছে:
- শিরোনাম পৃষ্ঠা
- কাভার লেটার
- এক্সিকিউটিভ সারাংশ
- কোম্পানির প্রেক্ষাপট
- চাহিদার মূল্যায়ন
- প্রকল্পের লক্ষ্যসমূহ
- বাস্তবায়নের পরিকল্পনা
- ব্যয় এবং বাজেটের একটি ভাঙ্গন
- সময়কাল
- পরিকল্পনা
- প্রকল্পের স্থায়িত্ব
ই-সাক্ষর কভার লেটার হল সেই অংশ যা একটি ভূমিকা হিসেবে কাজ করে। এটি আপনার ই-সাক্ষরের সবথেকে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের সংক্ষিপ্ত বিবরণ উষ্পস্থাপন করে, আপনার ক্লায়েন্টদের প্রমাণ করে যে আপনি তাদের সমস্যা সম্পর্কে সচেতন এবং আপনার কাছে তাদের জন্য সঠিক সমাধান রয়েছে। অন্য কথায়, এটি আপনার ক্লায়েন্টকে আপনার ব্যবসার অফার এবং কেন সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ তা উপস্থাপন করবে।
কভার লেটারটি চমৎকার হওয়া উচিত, যেন আপনার ই-স্বাক্ষরের ডুকুমেন্ট পাড়ার আগ্রহ তৈরি হয়। ইতিমধ্যে জানেন, প্রথম ইমপ্রেশন গুরুত্বপূর্ণ. সুতরাং, ব্যবসা ই-স্বাক্ষরের জন্য একটি চমৎকার কভার লেটার তৈরি করার জন্য প্রচেষ্টা এবং কঠোর পরিশ্রম না করে, আপনি ক্লায়েন্টকে আপনার ডুকুমেন্ট পড়ার জন্য প্ররোচিত করতে পারবেন না।
আপনি যদি ই-স্বাক্ষরের পরিচিতি পত্রের নমুনাটি দেখেন, আপনি লক্ষ্য করবেন যে এটিকে এত দুর্দান্ত করে তোলে যা কিনা ক্লায়েন্টের মনোযোগ আকৃষ্ট করে। যেকোন ই-স্বাক্ষরের আবেদনপত্র লেখার আগে আপনাকে অবশ্যই গ্রাহকের চাহিদা বুঝতে হবে।
ই-স্বাক্ষরের কভার লেটার লেখার জন্য জটিল ভাষা প্রয়োগ করার দরকার নেই । আপনি খুব সহজ সরল শব্দের ব্যবহার করে আপনার প্রপোজালটি লিখতে পারেন। লক্ষ্য হল ক্লায়েন্টকে বোঝানো যে আপনি কেন যোগাযোগ করার চেষ্টা করছেন এবং এটি তার জন্য মঙ্গলকর।
কেন আপনার একটি কভার লেটার প্রয়োজন?
ই-স্বাক্ষরের টেমপ্লেটগুলি পরীক্ষা করার আগে আপনার ডকুমেনেটের খসড়া তৈরি করুন। চলুন দেখি, কেন আপনার একটা কভার লেটার প্রয়োজন।
ঠিক আপনার মতোই, আপনার ক্লায়েন্টরা ব্যস্ত ব্যক্তি। আপনি যদি তাদের একটি অনলাইন ই-স্বাক্ষর সফ্টওয়্যার দ্বারা তৈরি করা দশ হাজার পৃষ্ঠা পড়তে দেন, তাহলে তারা পাহাড়ের দিকে ছুটতে পারে। আপনার তাদেরকে বুজানো উচিত যে ই-স্বাক্ষর তাদের জন্য উপকারী।
সুতরাং, আপনি ই-স্বাক্ষর সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন বা না করুন, আপনার সবসময় একটি কভার লেটার তৈরি করা উচিত। এটি শুরুতেই একটা ভালো ইম্প্রেশন তৈরি করে এবং ক্লাইন্টকে বুজতে সাহায্য যে কেবল আপনি সমস্যা গুলা বুজেন এবং আপনার কাছে তার সমাধানও রয়েছে৷ তখই তারা আপনার সম্পূর্ণ নথি পড়বে।
ই-স্বাক্ষর আপনাকে কভার লেটারে আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে আরও ব্যক্তিগত এবং সহানুভূতিশীল হতে দেয়। এদিকে, ই-স্বাক্ষর আরও বাস্তবসম্মত। ক্লায়েন্টদের সাথে ভালো সম্পর্ক স্থাপনের জন্য আপনি তাদের সাথে ব্যক্তিগত স্তরে সম্পর্ক স্থাপন করুন।
একবার আপনি কভার লেটারের মাধ্যমে ক্লায়েন্টকে আঁকড়ে ধরলে, তারা অবশ্যই বাকি ব্যবসা ই-স্বাক্ষরের সাথে এগিয়ে যাওয়ার জন্য প্রস্তুত হবে এবং প্রক্রিয়াটির প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্যগুলির আরও গভীরে যাবে।
ভাল প্রপোজাল দিয়ে আপনি খুব কম খরচে নতুন ক্লায়েন্ট পেতে পারেন। যদি আপনি নতুন ব্যবসায়ী হয়ে থাকেন ও আপনার বাজেট সীমিত হয় তাহলে ই-স্বাক্ষর হতে পারে আপনার জন্য একটা সুবর্ণ সুযোগ।
আপনি নিশ্চিত করুন যে কভার লেটারটি সরাসরি আপনার পছন্দের ই-স্বাক্ষরের সাথে পয়েন্টে করা আছে। যদিও আপনি অনলাইনে সহজে বড় কভার লেটার লিখতে পারবেন, সব থেকে উত্তম হচ্ছে ছোট এবং সারাংশ মুলুক কভার লেটার।
ক্লায়েন্টদের সংক্ষিপ্ত ই-স্বাক্ষর কভার লেটারের প্রতি আকৃষ্ট হওয়ার সম্ভাবনা বেশি যা তাদের মূল্যবান সময় নষ্ট হয় । যদি সম্ভব হয়, আপনার প্রপোজাল লেখার আগে কিছু ই-স্বাক্ষর প্রপোজালের উদাহরণ দেখুন।
কভার লেটার ও ব্যবসায়িক প্রপোজালের মধ্যে সম্পর্ক
প্রপোজালের ভূমিকা ও সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক অংশ তুলে ধরা হয় কভার লেটারের মধ্যে। এতে করে কভার লেটার পড়েই যেন ক্লাইন্ট ভালো একটা ধারণা পায়।
প্রথমে আপনার প্রপোজালের বিষয়বস্তু না জানলে কেউ প্রপোজালটি সম্পর্ন পড়তে রাজি হবে না। এই কারণেই কভার লেটারগুলি এত গুরুত্বপূর্ণ, প্রপোজালের ভিতরে কী আছে সে সম্পর্কে কিছু বিবরণ প্রদান করে ক্লায়েন্টদের।
ই-স্বাক্ষরে এর ক্ষেত্রে “কভার লেটার” এবং “পরিচয়” একই অর্থ বহন করে। আপনার প্রথম কভার লেটার তৈরি করার আগে, আমাদের রেডিমেট কিছু প্রপোজাল টেম্পলেট চেক করে দেখতে পারেন।
কভার লেটারের উপাদান
ই-স্বাক্ষরের জন্য কভার লেটার কীভাবে তৈরি করবেন তা শেখার আগে, আপনাকে অবশ্যই প্রপোজালে কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তা খুঁজে বের করতে হবে। নিম্নে ই-স্বাক্ষর কভার লেটারের বিভিন্ন উপাদান রয়েছে:
- কভার লেটারটি খুব ছোট এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে যে খানে প্রপোজালের সারংশ থাকবে ৷ একটি কভার লেটার পড়তে ঘণ্টার পর ঘণ্টা ব্যয় করবে না।
- ভাষা সহজ হতে হবে, প্রযুক্তিগত এবং জটিল পরিভাষা ছাড়া। কারিগরি দিকটা দেখবে ই-স্বাক্ষর সফ্টওয়ার।
- আপনার ব্যবসা এবং সমস্ত অর্জন নিয়ে অহংকার করা থেকে বিরত থাকুন। ক্লায়েন্টের উপর ফোকাস করা উচিত।
- ক্লায়েন্টের সাথে আপনার ইতিমধ্যেই যে যোগাযোগ হয়েছে তার মধ্যে থেকে কিছু অভিব্যক্তি এবং শব্দ ব্যবহার করুন।
ক্লায়েন্টকে কখনো দোষারোপ করা যাবে না। আপনার উদ্দেশ্য হল এমন একটি প্রপোজাল উপস্থাপন করা ও তার সাথে একটি সু-সম্পর্ক গড়ে তোলা।
কভার লেটারের স্ট্রাকচার
আপনি কি ই-স্বাক্ষরের জন্য একটি কভার লেটার কীভাবে লিখবেন তা খুঁজে বের করতে প্রস্তুত?
শুরু করার আগে, নিজেকে কিছু প্রশ্ন করা উচিত যা আপনাকে কভার লেটার ও প্রপোজাল লিখতে সাহায্য করবে, উদাহরণস্বরূপ :
- প্রকল্পের জন্য অর্থায়নের উৎস কি?
- এই প্রকল্পের পিছনে ক্লায়েন্টের কী কারণ রয়েছে?
- ক্লায়েন্ট সবচেয়ে বেশি কিসের সাথে সম্পর্কিত হবে?
- চূড়ান্ত ফলাফল ও বেতনের মধ্যে পার্থক্য কি?
আপনার সমস্ত প্রশ্নের তালিকা আপনার ক্লায়েন্টকে পাঠান। একবার আপনি এই সমস্ত প্রশ্নের সঠিক উত্তর খুঁজে পেলে, আপনি কভার লেটার ও প্রপোজাল লেখার জন্য প্রস্তুত৷
এটি সাধারণ কাঠামো যা বেশিরভাগ কভার লেটারে অনুসরণ করা উচিত:
১. শুরু বাক্য
প্রথমে, আপনাকে সঠিক প্রশ্ন দিয়ে আপনার ই-স্বাক্ষর কভার লেটার শুরু করতে হবে। মূল্যবান সময় নষ্ট না করে ক্লায়েন্টের সমস্যার সমাধান নিয়ে আলোচনা শুরু করতে পারেন। তারপর, উল্লিখিত সমস্যার জন্য আপনার কাছে থাকা সমাধানগুলি ক্লাইন্টকে উপস্থাপন করুন এবং আপনার অফার সম্পর্কে বিশ্লেষণ করুন যাতে করে ক্লাইন্ট আপনার সাথে চুক্তি করতে আগ্রহ প্রকাশ করে।
২. সঠিক ভাষা প্রয়োগ
কভার লেটার লেখার সময় আপনাকে বিভ্রান্তিকর ভাষা ব্যবহার করা যাবে না। অবশ্যই আপনাকে প্রতিটি বাক্য সম্পর্কে ১০০% নিশ্চিত হতে হবে এবং সঠিক ভাষা নির্বাচন করতে হবে।
এই ক্ষেত্রে,প্রপোজাল তৈরির প্রক্রিয়া শুরু হওয়ার আগে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করতে হবে, যা আপনার অত্যন্ত সহায়ক হবে। অন্যথায়, ক্লায়েন্টের আস্থা অর্জন করতে ব্যর্থ হওয়ার ঝুঁকি থাকবে।
ব্যবসার উপর নয়, আপনার ক্লায়েন্টের উপর ফোকাস করা উচিত, কেননা সেটি আপনি বছরের পর বছর ধরে অর্জন করেছেন। আপনার যোগ্যতা প্রমাণ করার জন্য আপনার কাছে প্রচুর সময় থাকবে। ক্লায়েন্টের উদ্দেশ্য হল এমন কিছু খুঁজে বের করা যা তাদের সমস্যার সমাধান করবে। তারা একটি গর্বিত ব্যবসার মালিক সম্পর্কে পড়ার জন্য সময় ব্যয় করতে চায় না।
এই ভুল করবেন না, যাতে আপনার সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট আপনার ই-স্বাক্ষর কভার লেটারটিকে উপেক্ষা করুক।
৩. ই-স্বাক্ষর কভার লেটার বন্ধ করা
কভার লেটারের শেষের দিকে, তাদের বোঝানোর সময় এসেছে ব্যবসায়িক ই-স্বাক্ষর কি কাজ করে। এটি ক্লায়েন্টের কাছে হস্তান্তর করা নথির চূড়ান্ত লক্ষ্য, তবে আপনাকে অবশ্যই আপনার আমন্ত্রণটি সঠিকভাবে উপস্থাপন করতে হবে।
সুতরাং, আপনি তাদের কেস স্টাডিতে নির্দেশ দিতে পারেন, যেখানে তারা প্রকল্পের সমস্ত বিবরণ এবং প্রযুক্তিগততা খুঁজে পাবে। আপনি যদি তাদের বোঝাতে পারেন যে আপনি তাদের সমস্ত সমস্যার সমাধান, তবেই আপনি সাফল্যের পথে আছেন।
সর্বশেষ কথা,
কভার লেটারটি ই-স্বাক্ষরের হুকের মত কাজ করে। সুতরাং, আপনাকে যতটা সম্ভব গুণগত নিশ্চিত করতে হবে। আমাদের ই-স্বাক্ষর সফ্টওয়ারটি আপনার প্রপোজাল ও কভার লেটার লিখতে গুরুত্বপুর্ন ভূমিকা পালন করবে। যার মাধ্যমে খুব কম সময়ে আপনার প্রপোজাল লিখে ক্লাইন্টকে পাঠাতে পারবেন।
